Nếu là một thanh niên Việt Nam gương mẫu, chắc hẳn bạn cũng đã có thời gian học đến 15 ~ 16 tiếng mỗi ngày. Ngoài học chính, chúng ta còn học thêm, học phụ đạo rồi về nhà lại tự học nữa. Cái này thì đúng như tinh thần học, học nữa, học mãi. Chuyển sang đi làm, nhiều bạn cũng rất chăm chỉ và làm nhiều giờ. Đặc biệt là những ai làm trong môi trường đi làm ở các nước như Nhật Bản thì sẽ thấy rõ điều này: Chúng ta làm việc quá nhiều giờ mỗi ngày. Tất nhiên, không phủ nhận học hay làm nhiều mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội: vào trường xịn, xin được công việc xịn, làm được nhiều việc hơn đồng nghiệp, vân vân… Tuy nhiên, càng lớn, hoặc khi thay đổi môi trường, tiếp xúc nhiều với những người productivity cao thì tôi càng nhận ra một điều:

Làm nhiều không phải là con đường duy nhất để thành công. Và đôi khi, làm ít, làm đúng cái còn đem lại năng suất và kết quả tốt hơn.

Bài viết sau tham khảo một bài viết trên Medium về hiệu suất làm việc. Những việc chúng ta có thể làm ngay để tăng hiệu suất và để có kết quả tốt hơn. Tác giả bài viết là người làm về marketing nên có những ví dụ đi sâu về marketing. Tuy nhiên về toàn cục thể làm việc trong ngành nghề nào cũng có thể thêm khảo được.

Nội dung bài viết

Hãy lấy ví dụ về trường hợp một chủ doanh nghiệp làm việc không ngừng nghỉ. Work hard không giúp anh đấu lại với các đối thủ cạnh tranh. Lý do đơn giản vì thời gian là một loại vật phẩm hữu hạn. Một anh chàng khởi nghiệp có thể làm 24h/ngày, 7 ngày/tuần. Tuy nhiên đối thủ của anh lúc nào cũng có thể bỏ tiền ra thuê một đội ngũ nhân viên với số giờ nhân lên theo số người để làm cùng một dự án tương tự. Kết quả là anh chàng khởi nghiệp sẽ bị đánh bại sớm, dù cho đã rất chăm chỉ. Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta có nhiều ví dụ mà công ty startup đã thành công, làm những dự án mà công ty to không làm được. Một ví dụ là Instagram, chỉ với 13 nhân viên đã tạo ra sản phẩm tỷ đô, sau được mua lại bởi Facebook. Hay như Snapchat, startup với chỉ 30 nhân viên đã từ chối cả Facebook lẫn Google và hiện đã lên sàn thành công. Có thể sau mỗi thành công đó đều có phần nào đó may mắn, tuy nhiên, phần lớn vẫn là kết quả do làm việc hiệu quả mang lại.

Chìa khoá cho thành công không phải là làm việc cực nhọc, mà là làm việc một cách thông minh.

Chúng ta cần phân biệt giữa việc bận rộn và làm việc có hiệu quả (productive). Bận rộn không phải lúc nào cũng có nghĩa là ta đang làm một cách hiệu quả. Và không như nhiều người vẫn nghĩ, làm việc hiệu quả thường liên quan đến việc quản lý năng lượng, hơn là quản lý thời gian. Điều này có nghĩa là học cách làm thế nào dùng ít năng lượng nhất để đạt được nhiều lợi ích nhất. Có những người có thể giảm số giờ làm từ 80 giờ xuống còn 40 giờ mỗi tuần nếu biết làm đúng cách. Và thậm chí với 40 giờ đó, họ có thể làm được nhiều thứ hơn trước kia.

Cần thôi không làm gì để tăng productivity?

1. Bỏ thói quen làm thêm giờ và tìm cách nâng cao hiệu suất

Bạn đã bao giờ tự hỏi con số 5 ngày làm việc/tuần, hay 40 giờ làm việc đến từ đâu? Vào năm 1926, Henry Ford, nhà sáng lập của Ford Motor Company đã có một thực nghiệm với nhân viên của mình:

Ông giảm số giờ làm của nhân viên từ 10 giờ mỗi ngày xuống còn 8 giờ, và giảm số ngày đi làm từ 6 ngày xuống còn 5 ngày. Kết quả là, hiệu quả công việc của nhân viên tăng rõ rệt

Theo như một báo cáo từ The Business Roundtable vào năm 1980 với tiêu đề Scheduled Overtime Effect on Construction Projects: Càng làm nhiều giờ thì độ hiệu quả và hiệu suất làm việc của bạn càng giảm, xét về cả ngắn hạn lẫn dài hạn.

Nguồn: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

Khi lịch làm việc từ 60 hoặc nhiều giờ hơn kéo dài trên 2 tháng, hậu quả tích luỹ của việc giảm hiệu suất làm việc sẽ là một ngày không làm được gì. Điều này, đáng lẽ có thể nhận ra trước nếu chỉ làm 40 giờ mỗi tuần.

Source: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

Theo như một bài viết trên AlterNet, tác giả Sara Robinson trích dẫn một nguồn thông tin qua nghiên cứu từ quân đội Mỹ: Mất ngủ mỗi tiếng vào mỗi đêm trong suốt một tuần sẽ dẫn đến giảm khả năng nhận thức tương đương với nồng độ cồn 0.10 trong máu. Xã hội hiện tại chấp nhận việc bạn đến công ty trong trạng thái mệt mỏi, nhưng lại có thể sa thải nếu nhân viên say xỉn đến làm việc.

Bất chấp việc bạn có khoẻ thế nào sau một ngày thức trắng đêm không ngủ, bạn sẽ gần như chắc chắn không cảm thấy lạc quan vui vẻ về thế giới xung quanh. Tâm trạng nagative-hơn-bình-thường sẽ dẫn đến tâm trạng không tốt, kết quả là sự mệt mỏi. Quan trọng hơn tâm trạng, tư tưởng này thường dẫn đến việc giảm sút sự sẵn sàng để suy nghĩ và hành động, giảm việc suy nghĩ tích cực về bản thân, hay suy nghĩ cảm thông với người khác. Nói cách khác, giảm các chỉ số về thông minh cảm xúc.

Nguồn: The Secret World of Sleep: The Surprising Science of the Mind at Rest

Để giữ được năng suất làm việc cao, điều rất quan trọng cho chúng ta đó là không làm quá giờ và ngủ đầy đủ mỗi ngày. Nếu lần tới khi làm việc mà không thấy mình hiệu quả, có thể bạn sẽ nhận ra đơn giản bởi vì mình bị mất ngủ đêm hôm trước.

2. Không nói YES quá nhiều

Theo như nguyên tắc 20/80:

20% cố gắng tạo ra 80% kết quả; tuy nhiên 20% kết quả tiêu tốn 80% cố gắng.

Thay vì làm việc cực nhọc, chúng ta nên tập trung vào cố gắng để tạo ra phần lớn kết quả, và bỏ qua phần còn lại. Như vậy thì chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những task quan trọng. Để làm được điều này, chúng ta cần bỏ thói quen nhận lời “YES” với những đề nghị không đem lại kết quả hoặc đem lại rất ít kết quả.

“The difference between successful people and very successful people is that very successful people say “no” to almost everything.” — Warren Buffett

Khi nào nên nói “YES”, khi nào nên từ chối “NO” không phải một bài toàn dễ. Thường bạn sẽ phải theo dõi các task của mình một thời gian, đánh giá tính hiệu quả đồng thời lượng công sức bỏ ra cho mỗi task. Thì dần dần sẽ có thể phán đoán tốt hơn. Nhiều khi từ chối không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với người thân, và do bản thân cảm thấy tội lỗi nếu từ chối. Thường thì không ai muốn làm “bad guy”.

Theo một thực nghiệm vào năm 2012, đăng tải trên tạp chí Journal of Consumer Research, nhà nghiên cứu phân 120 sinh viên thành 2 nhóm. Một nhóm được dạy cho cách nói I can't (tôi không thể), nhóm còn lại nói I don't (tôi không làm).

Nhóm sinh viên được bảo nói “I can’t eat X” (Tôi không ăn được X) đã lựa chọn ăn kẹo sô-cô-la 61% trong số các lần. Trong khi đó, nhóm sinh viên được bảo “I don’t eat X” (Tôi không ăn X) đã lựa chọn ăn kẹo sô-cô-ka chỉ 36% trong số các lần. Việc dùng từ ngữ khác đi một chút vậy thôi cũng cải thiện đáng kể việc người ta chọn đồ ăn có lợi cho sức khỏe hơn.

Lần tới khi cần tránh đồng ý đề nghị gì đó, hãy nói trực tiếp “Tôi không làm việc X…”. Điều này sẽ giúp củng cố thói quen nói không với những việc vô nghĩa.

Có một cách nữa để tránh những hoạt động không cần thiết là luật 20 giây: Với những hoạt động mà bạn thấy không nên tham gia, hoặc những thói quen xấu muốn loại bỏ, hãy thêm yếu tố khó khăn để thực hiện hoạt động đó, ví dụ là làm sao cho muốn thực hiện hoạt động đó phải mất thêm 20 giây. Một ví dụ đơn giản như việc dùng mạng xã hội SNS. Nếu bạn muốn ít dùng hơn thì hãy xóa ứng dụng khỏi điện thoại. Vậy là mỗi khi muốn dùng bạn phải mở máy tính, mất khoảng 20 giây, khiến cho việc dùng SNS khó khăn hơn. Do vậy, bạn sẽ ít tham gia các hoạt động này hơn.

Đối với những thói quen bản thân muốn phát huy thì phải giảm năng lượng cần thiết để khởi tạo hoạt động đó. Đồng thời, với những thói quen xấu không muốn tham gia thì làm tăng năng lượng khởi tạo này. Càng làm giảm được năng lượng khởi tạo cho những hoạt động hợp lý, chúng ta càng dễ dàng bắt đầu các hoạt động có lợi.

Nguồn: The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work

3. Dừng việc làm tất cả mọi thứ và biết nhờ người khác làm giúp

Trong một thời kỳ sự nghiệp cá nhân, tôi đã làm việc quản lý một tập thể khá lớn, và không thể làm tất cả mọi thứ một mình. Tôi đã bị gục ngã vì quá nhiều việc. Và cuối cùng thì tổ chức tự làm những việc mà trước đó tôi đã làm. Điều đáng ngạc nhiên là, thành viên của tập thể đã làm tốt hơn nhiều so với tôi tự mình làm. Tôi đã học được sức mạnh của tập thể từ đó và hiểu được vì sao có những dịch vụ cần nội dung do người dùng tạo ra (user-generated contents).

Người dùng hiểu về cái mà họ muốn và họ muốn nó như thế nào nhiều hơn bất kỳ người làm marketing nào. Bạn có biết rằng, theo như Octoly thì video do người dùng tải lên Youtube có lượng view nhiều hơn 10 lần so với video do các công ty brand đăng tải? Khi tìm kiếm thông tin về một nhãn hiệu nào đó, hơn một nửa (51%) người Mỹ tin tưởng vào nội dung do người dùng tạo ra nhiều hơn so với nội dung do chính nhãn hiệu đó đăng tải (16%) hay các trang báo về nhãn hiệu đó (14%). Rất quan trọng cho những người làm marketing mở cửa và tìm kiếm sự giúp đỡ từ tập thể người dùng cho bất kỳ nhãn hiệu nào.

Nguồn: Earned Media Rankings on YouTube — Octoly

Trở thành một nhà marketing nội dung tài giỏi không phải nghĩa là bạn tạo ra nội dung hay nhất, mà là biết cách tạo ra cộng đồng người dùng mạnh. Chính họ sẽ là những người tạo ra nội dung với chất lượng tốt chất cho bạn.

Hiểu được rằng chúng ta hoàn toàn có thể tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết là vô cùng quan trọng. Nhiều khi, chúng ta sẽ không thể hoàn thành được nếu làm một mình. Chúng ta cần phải có ai đó, một nhóm nào đó giúp chia sẻ công việc để mình có thể tập trung vào những phần quan trọng nhất. Thay vì cố mất thời gian và năng lượng để làm quá nhiều, hay để người khác san xẻ giúp đỡ.

Nhiều khi, dù bạn bè có không làm giúp gì mình, nhưng việc họ ở bên cạnh cũng có thể làm tăng productivity cho bản thân.

Nhiều khi, chỉ cần có bạn bè bên cạnh cũng tăng productivity cho bạn. Theo ông David Nowell, một bác sỹ tâm lý học thần kinh tại Worcester, Massachusetts: “Có một khái niệm trong điều trị ADHD gọi là ‘body double’. Những người bị đãng trí làm được nhiều việc hơn khi có ai đó ở bên cạnh, dù không trực tiếp hướng dẫn hay làm gì giúp.” Nếu bạn gặp phải một công việc khó khắn hoặc cực kỳ tẻ nhạt, như là lau rọn hay tổng hợp hóa đơn thuế, hãy tìm một người bạn làm body double cho mình.

Nguồn: Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are

4. Dừng việc là người theo chủ nghĩa hoàn hảo

Theo như giáo sư Simon Sherry, nhà nghiên cứu về tâm lý học tại đại học Dalhousie, đã chia sẻ: “Chúng tôi tìm ra rằng chủ nghĩa hoàn hảo ảnh hưởng đến productivity. Giáo sư càng theo chủ nghĩa hoàn hảo, productivity trong nghiên cứu của người đó càng thấp.”

Sau đây là một số vấn đề về người theo chủ nghĩa hoàn hảo:

  • Họ dành nhiều thời gian cho một task hơn bình thường

  • Họ trì hoãn và đợi cho tới thời điểm thích hợp nhất. Trong kinh doanh, nếu thời điểm thuận lợi nhất, cũng có nghĩa là bạn đã trễ.

  • Họ không nhìn ra bức tranh toàn thể, và thường để tâm đến tiểu tiết.

Các nhà marketing thường đợi chờ thời điểm hoàn hảo. Và thường thì, họ lỡ mất cơ hội.

Thời điểm hoàn hảo nhất chính là NGAY BÂY GIỜ

5. Dừng việc làm đi làm lại việc có thể tự động được

Theo như một nghiên cứu bởi Tethys Solutions, một nhóm với 5 người dùng 3%, 20%, 25%, 30% và 70% thời gian của họ cho những task lặp đi lặp lại, lần lượt giảm thời gian họ dùng 3%, 10%, 15%, 15% và 10% sau 2 tháng làm việc để làm tăng productivity.

Nguồn: Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness -Tethys Solutions

Một tuần trước, tôi đã dành 15 phút để viết một phần mềm dùng ngôn ngữ Python. Ý tưởng là tạo ra nội dùng từ dữ liệu lấy từ Twitter API dùng Ruby bot, sau đó dùng Hootsuite để xây dựng nội dung. Mặc dù việc này tiêu tốn tôi nguyên cả một ngày, bây giờ tôi có thể làm việc với chỉ khoảng 5 phút nhờ vào việc tự động hóa này. Khi làm bất kỳ việc gì nhiều hơn 5 lần lặp lại, tôi sẽ tự hỏi bản thân làm thế nào để tự động hóa nó.

Bạn không nhất thiết phải biết lập trình để tự động những task lặp lại. Mặc dù nếu có thì tốt, nhưng điều đó là không bắt buộc. Nếu không xây được, hãy mua nó!

Người ta thường quên rằng thời gian là tiền bạc. Mọi người thường làm công việc thủ công vì nó dễ và không đòi hỏi nghiên cứu. Việc quản lý 30 bức ảnh trên Instagram cho một compaign rất đơn giản. Tuy nhiêu nếu bạn phải quản lý 30,000 bức ảnh và video từ 5 thiết bị khác nhau thì bạn sẽ cần một phần mềm quản lý tài nguyên số này.

Nếu bạn không tìm ra một giải pháp nào, hãy thuê một chuyên gia để giúp đỡ. Hãy nhớ rằng, bạn cần bỏ tiền ra để tạo ra nhiều tiền hơn. Và thời gian là tài sản quý giá nhất.

6. Thôi việc phỏng đoán và đưa ra quyết định dựa vào dữ liệu thực tế

Nếu bạn có thể optimize các trang web của mình cho search engine (SEO), bạn cũng có thể optimize cuộc sống để phát triển và đạt đến tiềm năng lớn nhất.

Có vô số nghiên cứu về việc làm thế nào để optimize productivity. Ví dụ, bạn có biết rằng người ta dễ bị phân tán nhất từ trưa đến khoảng 4 giờ chiều? Đây là nghiên cứu từ Robert Matchock, giáo sư tâm lý tại đại học Pennsylvania State. Tuy nhiên, dù cho bạn không thể tìm ra dữ liệu cho một câu hỏi cụ thể nào đó, bạn vẫn có thể thể thử làm một thí nghiệm nhỏ cho bản thân rồi đưa ra kết luận. (Việc này đôi khi được biết đến là làm dự án PoC - proof of concept)

7. Dừng làm việc để đôi khi không làm gì cả

Nhiều người không nhận ra rằng khi chúng ta quá tập trung vào một thứ gì đó, chúng ta có xu hướng khóa mình lại trong một chiếc hộp và điều này có thể ảnh hưởng đến productivity toàn cục. Việc thi thoảng dừng làm việc và có chút thời gian một mình rất tốt cho não và tinh thần, theo như The Power of Lonely.

Một nghiên cứu tại Harvard chỉ ra rằng, con người có trí nhớ tốt hơn và nhớ lâu hơn khi họ nghĩa rằng mình đang làm gì đó một mình. Mội nghiên cứu khác chỉ ra, một lượng cô độc phù hợp có thể làm cho con người biết cảm thông hơn. Trong khi cô độc quá lâu có thể ảnh hưởng có hại cho sức khỏe, một lượng phù hợp giúp cho giới trẻ cải thiện tâm trạng và có được kết quả học tập tốt hơn.

Nguồn: The Power of Lonely

Việc có thời gian để ngẫm nghĩ là rất quan trọng. Chúng ta thường tìm ra giải pháp khi mà không thực sự tìm kiếm giải pháp một cách tích cực.

Một điều nữa cần nhấn mạnh rằng, chúng ta không thể trở lên productive ngay sau một đêm. Như mọi thứ khác trên đời, nó cần cố gắng và luyện tập. Thay đổi không diễn ra chỉ bằng việc ngồi chờ. Thay vào đó, hãy dành thời gian học về cơ thể mình. Đồng thời tìm những hoạt động phù hợp để optimize năng lượng cũng như thời gian cho một cuộc sống thành đạt và hạnh phúc hơn.

Nguồn: https://medium.com/s/story/7-things-you-need-to-stop-doing-to-be-more-productive-backed-by-science-a988c17383a6