Công dân quốc tịch Việt Nam muốn đi sang Pháp hay các nước thuộc khu EU từ Nhật Bản đều phải làm visa, gọi là visa Schengen. Bài viết note lại quá trình làm thủ tục visa này sang Pháp. Việc làm visa từ các nước khác trong khối EU xin được đề cập trong bài viết khác.

Giấy tờ cần thiết

Giấy tờ làm visa đi Pháp (hay các nước EU) cũng tương đối nhiều, so với các nước khác. Có một chú ý là họ note giấy tờ gì thì cần phải chuẩn bị đầy đủ, thiếu sẽ bị yêu cầu nộp bổ sung, có thể làm chậm quá trình làm visa. Giấy tờ cần thiết có thể xem trực tiếp trên trang đại sứ quán Pháp:

Link thủ tục làm visa từ đại sứ quán Pháp (tiếng Nhật)

Có một số điểm chú ý quan trọng khi làm visa:

  • Hộ chiếu phải còn hạn trên 3 tháng từ ngày cuối cùng tại Pháp trước khi quay lại Nhật Bản

  • Thẻ ngoại kiều phải còn hạn trên 3 tháng trước lúc xuất cảnh. Nếu đang update thẻ ngoại kiều thì quá trình apply visa có thể bị từ chối.

Do vậy nếu có kế hoạch xin visa thì tốt nhất nên cập nhật hộ chiếu và thẻ ngoại kiều trước đó.

Tùy loại visa giấy tờ và tờ khai có thể khác nhau, nên tùy mục đích tham khảo trên trang chủ của đại sứ quán Pháp (Tiếng Pháp hoặc tiếng Nhật)

Như mình xin visa ngắn hạn thì tham khảo qua trang hướng dẫn visa ngắn hạn Schengen.

Giấy tờ cần thiết sẽ được liệt kê chi tiết trong trang list document, có thể download tại mục 必要書類リスト: https://jp.ambafrance.org/IMG/pdf/visa_schengen_liste_jp_2.pdf

Dưới đây liệt kê các giấy tờ có note trong file đó:

  • 申請書類チェックリスト: Chính là file check list ở trên. Với mỗi đề mục đọc kỹ, chuẩn bị tài liệu và dùng bút check.

  • 短期ビザ申請書 1 部: Giấy đăng ký visa. Link tải về có thể tham khảo tại đây: https://jp.ambafrance.org/IMG/pdf/application_for_schengen_visa.pdf

    Cần nhập đầy đủ thông tín, dán ảnh thẻ 3.5 x 4.5 vào tờ khai. Chú ý ký tên phải giống với chữ ký trên passport.

  • 証明写真 1 枚: Ảnh thẻ 3.5 x 4.5 gắn vào tờ khai ở trên

  • パスポート: Hộ chiếu - Phát hành trong 10 năm gần đây. Còn hạn trên 3 tháng từ ngày kết thúc đăng ký visa. Mang theo bản gốc và bản copy trang có ảnh và trang chữ ký

  • ビザ申請料金: Tiền nộp đăng ký - 60 euro (trả bằng JPY tương đương, ở đại sứ quán có ghi giá trị bằng JPY)

  • 外国人登録証明書: Thẻ ngoại kiều - Mang bản gốc và copy cả 2 mặt. Họ sẽ lấy bản copy, bản gốc để đối chiếu. Như trên, chú ý thẻ ngoại kiều phải còn giá trị trên 3 tháng từ ngày xuất cảnh từ Nhật Bản

  • 日本における社会的立場を証明する書類: Giấy tờ chứng thực bản thân tại Nhật Bản. Nếu đi làm thì là giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書), học sinh thì 在学証明書. Giấy tờ này xin công ty hoặc trường học.

  • 渡航目的を証明する書類: Giấy chứng nhận mục đích sang Pháp. Ví dụ đi du lịch thì giấy giới thiệu từ bạn bè, theo tour, etc. Đi làm thì giấy giới thiệu của công ty đối tác, recommend letter từ sếp. Như mình đi công tác thì xin giấy từ manager và giấy của công ty đơn vị bên Pháp.

  • 旅程を証明する書類: In vé máy bay nộp kèm

  • 滞在先を証明する書類: In đăng ký khách sạn ở Pháp, hoặc nhà người quen thì cần giấy từ cơ quan hành chính nơi người quen ở.

  • 経済証明: Giấy chứng thực tình trạng kinh tế. Như mình in lịch sử giao dịch 3-4 tháng gần đây từ tài khoản ngân hàng và có in số dư hiện tại.

  • 海外旅行保険: Giấy chứng thực bảo hiểu du lịch. Chú ý giấy cần có ghi rõ họ tên của mình vào. Mình bị thiếu họ tên nên phải xin lại công ty và nộp gửi họ qua email giấy tờ này.

  • 未成年の場合(18 歳未満の場合): Trường hợp người đi dưới 18 tuổi thêm một số giấy tờ:

    • 両親が作成し、署名した出国許可証: Giấy chứng thực có chữ ký của bố mẹ cho phép đi nước ngoài

    • 両親のパスポートのコピー(あるいは署名と写真の付いた身分証明書): Passport của bố mẹ (Hoặc giấy tờ chứng thực khác có ảnh và chữ ký của bố mẹ)

    • 戸籍謄本: Sổ hộ khẩu

  • 82 円切手を貼った封筒 氏名・住所を明記すること: Phong bì có dán sẵn tem 82 yên (mua tại bưu điện). Ghi rõ địa chỉ, họ tên người nhận là mình.

  • レターパック 510(赤)(申請時に必ず提出): Phong bì gửi thư 510 yên để họ gửi trả passport sau khi có visa (mua tại bưu điện). Ghi rõ địa chỉ, họ tên người nhận là mình.

Thủ tục tại đại sứ quán Pháp

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thì cần phải đăng ký đến nộp hồ sơ. Chú ý không đến trực tiếp nộp được mà họ chỉ nhận hồ sơ của người đã đăng ký qua trang web của đại sứ quán Pháp tại Nhật Bản. Link đăng ký:

https://pastel.diplomatie.gouv.fr/rdvinternet/html-4.01.01/frameset/frameset.html?lcid=1&sgid=295&suid=1

Hướng dẫn cách dùng hệ thống đăng ký nộp visa: https://jp.ambafrance.org/article3843

Sau khi đã đăng ký thành công thì sẽ có email gửi về, xác nhận lại ngày giờ, người đăng ký. Đến đúng ngày, giờ thì đến đại sứ quán Pháp để làm thủ tục.

Tại đại sứ quán, số người đăng ký cũng không nhiều. Và dù có đến sớm cũng sẽ phải chờ ở ngoài nên căn đúng giờ đăng ký đến là ổn. Có thể đến sớm 30 phút vẫn được vào. Muộn quá 15 phút thì tự động bị loại. Nên phần thời gian cần rất chính xác.

Các bước tại đại sứ quán

Địa chỉ đại sứ quán Pháp tại Nhật Bản: 4 Chome-11-44 Minamiazabu, Minato City, Tokyo 106-8514

Gần ga Hiroo,đi bộ khoảng 7 phút từ đó. Khu này tập trung đại sứ quán của rất nhiều nước.

  • Chờ ngoài cửa làm visa, sẽ có nhân viên mở cửa hỏi. Đến giờ đăng ký như từ web sẽ được cho vào, kiểu tra lại passport, số đăng ký, đi qua máy quét và vào chờ

  • Nhân viên đại sứ quán sẽ gọi tên (có thể không chuẩn theo tên tiếng Việt nên cần nghe kỹ, nếu không chắc thì ra hỏi lại). Khác với các đại sứ quán khác, ở đây không có hệ thống lấy số, họ sẽ gọi theo tên.

Nhân viên có thể nói tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Pháp.

  • Làm thủ tục không vấn đề gì thì nộp tiền ngay tại quầy. Họ sẽ lấy dấu vân tay, chụp ảnh.

Như vậy là thủ tục đã xong. Từ lúc mình vào phòng đến lúc làm xong chỉ khoảng 15 phút, rất nhanh gọn và chuyên nghiệp.

Nhận xét

Giờ làm việc hàng ngày của đại sứ quán rất ít, chỉ có buổi sáng từ 9h - 11h30 nên cần đăng ký trên web sớm.

Họ làm việc khá nhanh và chuyên nghiệp. Mình đăng ký visa bị thiếu hồ sơ, họ cho một địa chỉ email gửi kèm giấy bị thiếu, không cần đến lại đại sứ quán. Và từ lúc bắt đầu đăng ký đến lúc nhận được visa chỉ mất có 3 ngày (!). Họ gửi qua bưu điện mất 2 ngày nên thời gian làm visa thực chỉ là 1 ngày. Quả là rất nhanh chóng.

Tuy nhiên trên trang web khuyến cáo nên nộp hồ sơ trước ít nhất 2 tuần từ lúc xuất cảnh nên tốt nhất làm theo họ yêu cầu.

Chú ý

Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Mọi thủ tục muốn xác nhận chính xác nên tham khảo qua trang chủ của đại sứ quán Pháp tại Nhật Bản.

Bài viết cập nhật vào 2019/04/13. Thông tin về giờ làm việc, địa chỉ có thể bị thay đổi nên cần đối chiếu lại qua trang chủ của đại sứ quán.